Frais de déplacement à domicile : comment les calculer

Forfait ou prix au kilomètre : les deux modèles

Le forfait par zone est le plus simple à expliquer. Vous découpez votre secteur en deux ou trois cercles, chacun avec son montant : gratuit dans votre commune et les communes voisines, un forfait au-delà, un forfait plus élevé encore plus loin.

Le prix au kilomètre est plus juste. Vous offrez la route jusqu'à un certain rayon, puis chaque kilomètre au-delà est facturé à un tarif fixe. Le client à 16 km ne paie pas comme celui à 35 km.

• Forfait : facile à afficher et à comprendre, mais injuste en bordure de zone, où le client juste après la limite paie autant que le plus éloigné.
• Prix au kilomètre : proportionné à la distance, mais il demande un calcul pour chaque adresse, ce qui n'est simple que si un outil le fait à votre place.

Si vous calculez à la main, le forfait est plus facile à tenir. Si la distance se calcule automatiquement à partir de l'adresse du client, le prix au kilomètre devient aussi simple pour lui que pour vous.

Ce que vous coûte un kilomètre

Avant de fixer un tarif, estimez ce que chaque kilomètre vous coûte réellement. Trois postes entrent en compte.

1. Le carburant : votre consommation aux 100 km, multipliée par le prix du litre, divisée par 100. Prenez la consommation de votre véhicule chargé, pas celle de la fiche technique.
2. L'usure : entretien, pneus, freins, réparations. Additionnez vos factures de l'année et divisez par les kilomètres parcourus. Ajoutez une part de la perte de valeur du véhicule si vous voulez un chiffre complet.
3. Le temps : une heure sur la route est une heure sans prestation. Divisez ce que vous visez par heure de travail par votre vitesse moyenne en tournée, et vous obtenez le coût du temps pour chaque kilomètre.

Dans cet exemple, le temps pèse plus que le carburant et l'usure réunis. C'est aussi le poste le plus facile à oublier.

Rien ne vous oblige à tout répercuter. Une partie de la route est déjà comprise dans le prix de vos prestations : c'est le rôle du rayon offert. Les frais de déplacement couvrent l'écart quand le client est loin.

Route ou vol d'oiseau : quelle distance compter

La distance par la route est celle que vous roulez vraiment. Elle varie selon l'itinéraire, les travaux et les sens de circulation, et demande de calculer un trajet pour chaque adresse.

La distance à vol d'oiseau est la ligne droite entre votre adresse de départ et celle du client. Elle est stable et se calcule dès que l'adresse est connue, ce qui permet d'afficher un prix exact au moment de la réservation. Elle est en revanche plus courte que la route.

Fixer le rayon offert

Le rayon offert est la distance autour de votre point de départ dans laquelle vous ne facturez pas la route. Il correspond à votre secteur naturel : là où se trouvent la plupart de vos clients, là où vos trajets restent courts.

Pour le fixer, regardez où habitent vos clients actuels. Si la majorité se trouve à moins de 15 km, un rayon de 15 km couvre l'essentiel de votre clientèle sans frais, et seuls les clients éloignés paient un supplément.

Un rayon trop large vous fait absorber des trajets longs sans compensation. Un rayon trop court ajoute des frais à des clients proches et leur donne une raison d'hésiter. Dans tous les cas, le coût de la route à l'intérieur du rayon doit être compris dans le prix de vos prestations.

Fixer une distance maximale

Au-delà d'une certaine distance, même bien payé, un déplacement ne vaut plus la peine : il prend une demi-journée, décale les rendez-vous suivants et fatigue. La distance maximale dit clairement jusqu'où vous allez.

Pour la choisir, partez du temps de route que vous acceptez pour une prestation, aller et retour compris. Une heure de trajet pour une prestation de deux heures, c'est déjà un tiers de votre temps sans prestation.

Rien ne vous empêche de faire une exception pour une grosse prestation ou un client avec plusieurs véhicules. Décidez-la vous-même, au cas par cas, plutôt que de la subir à la réservation.

Un exemple de calcul complet

Voici le calcul avec un rayon offert et un tarif au kilomètre, quand la distance est mesurée à vol d'oiseau entre votre adresse de départ et celle du client. Les kilomètres au-delà du rayon sont arrondis au kilomètre supérieur, puis multipliés par le tarif au kilomètre. Au-delà de la distance maximale, la réservation est refusée.

Comparez ces 6,40 € avec votre coût réel. Les kilomètres facturés sont des kilomètres à vol d'oiseau, à l'aller seulement : vous en roulez davantage, aller et retour. Les frais ne couvrent donc qu'une partie de la route faite. C'est un choix possible si le reste est compris dans le prix de la prestation. Sinon, augmentez le tarif au kilomètre.

Afficher les frais avant la réservation

Des frais découverts au moment de payer donnent l'impression d'un supplément caché. Annoncés avant la réservation, ils font partie du prix, comme le reste.

• Indiquez votre rayon offert et votre tarif au kilomètre sur votre page de réservation et dans vos tarifs.
• Listez les communes couvertes sans frais : c'est plus parlant qu'un rayon en kilomètres.
• Affichez le montant exact dès que le client a saisi son adresse, avant qu'il confirme.
• Écrivez votre distance maximale, pour que les clients trop éloignés le sachent tout de suite.

Un client qui lit « Frais de route : 6,40 € » avant de confirmer réserve en connaissance de cause. Il n'y a plus rien à expliquer le jour de l'intervention.

Regrouper les rendez-vous par secteur

Le moyen le plus direct de réduire le coût de la route reste de rouler moins. Regrouper les rendez-vous d'un même secteur sur la même journée réduit les trajets entre deux clients.

Concrètement, attribuez un secteur à certains jours : le nord le mardi, l'est le jeudi, par exemple. Quand un client vous contacte, proposez-lui d'abord le jour prévu pour son secteur. Commencez ensuite la journée par le rendez-vous le plus éloigné et revenez vers votre base, plutôt que de multiplier les allers-retours autour de votre point de départ.

Ce que KARZLY calcule pour vous

Dans la formule Pro de KARZLY, à 29 € par mois, la zone de déplacement et les frais de route sont calculés automatiquement. Le calcul est celui de l'exemple ci-dessus : distance à vol d'oiseau entre votre adresse de départ et celle du client, kilomètres au-delà du rayon offert arrondis au kilomètre supérieur puis multipliés par votre tarif au kilomètre, réservation refusée au-delà de la distance maximale.

Comme la distance est mesurée à vol d'oiseau, fixez votre tarif au kilomètre en tenant compte de l'écart avec la route et du trajet retour.

La formule Pro vous envoie aussi chaque matin votre tournée du jour, avec les rendez-vous de la journée : de quoi vérifier d'un coup d'œil que vos secteurs sont bien regroupés.